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保育園や学校の書類や年末調整…毎年出す書類、スキャンしとけばめっちゃ楽!

書類を記入する手

こんにちは、こはるです!

毎年秋ごろになると、さまざまな書類を用意しなくちゃいけなくなります。
例えば保育園の入所申込書類。大体11~12月頃に新年度の入所申込をしなくちゃいけないんですよね。

他には年末調整書類。記入する項目が多くて分かりづらいし、毎年締め切りギリギリまで放置してる…なんていう方も多いのでは?

そういった書類は、内容の改定はあるものの記入する様式は結構似ていることもあります。
「あれー?ここ去年どうやって書いたっけー?」「去年のやつ、コピー取っておけばよかったなぁ…」なんてことも。

そんなモヤモヤを解消してスムーズに書類を作成するために、「スキャンして保存」しておくとめっちゃ便利です!
この時期特におすすめな我が家の書類スキャン術をご紹介します。

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モバイルスキャナ「ScanSnap ix100」で保育園のプリントも書類も楽々管理!

毎年出す保育園の入所申込書はスキャン推奨!

我が家では普段から保育園のプリントをスキャンして保管しています。
後から見返したり、出先で「あれ、お弁当の日っていつだっけ?」と不安になったときに確認したりするのにめっちゃ役立ちます。

数ある保育園の提出書類の中でも特に「入所申込書」はスキャンしておくと翌年助かるんです!

「去年どう書いたっけ?」を解決

書くことが多くてややこしい申込書。
この項目、どうやって書くのがいいんだ?あれ?ここって夫の直筆じゃないとダメだっけ?んー、去年はどうやって書いたっけ…と悩むこともありました。

スキャンしておくようになってから、前の年のデータを見れば一目瞭然。無駄に悩まずサクッと書類を記入することができるようになります!

祖父母の欄を記載するときに助かる!

入所申込書類の中には、家庭状況を記載する用紙もあります。仕事をしているか、祖父母はどこに住んでいるか、みたいな。

そこで結構頭を悩ませるのが祖父母の欄。
年齢や住所の記載が必要な場合があり、あれ~お義父さんっておいくつだったかしら…義実家の番地って何番…?と悩むわけです。

そんなときも、前年のスキャンデータが残っていればスッキリ解決!
年齢は1足せばいいし、住所もばっちり載っているのですごく助かります。

こはる

保育園の入所申込書だけでなく、学校関係の書類はいろいろスキャンしておくと絶対役に立ちますよ!

複雑な年末調整書類、前年のデータがあると助かるかも!

書類をばらまく男性

毎年書くのが大変な年末調整書類。会社勤めをしていたら12月頃に提出しなくてはいけない書類です。
生命保険の控除証明書や複数枚ある年末調整書類とにらめっこしながら頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか?

保険の控除欄は前年の記載が参考になる!

様式の変更や金額の違いはあるものの、保険の控除欄は前年記載分が参考になることがあります。
保険の会社名や保険の種類、期間といったさまざまな項目も前年分を参考にしながら書くと分かりやすいですよ。「ここの期間は…”18年”やな」みたいな。

こはる

実際の控除証明書の内容と照らし合わせながら記入しましょう!

迷いそうな「続柄」の記載もスッキリ解決

扶養控除等異動申告書には配偶者や子どもの欄がありますが、続柄の記載方法など毎年検索して記入している方もいらっしゃるかもしれません。
「子」でいいのか、「長女」と書くべきか…みたいな。

一度調べて記載したものをスキャンしておけば、それ以降は前年分を参照すればいいので楽ちんです。

ちなみに

年末調整書類における子どもの続柄記載は「子」でいいみたい。配偶者は「夫」「妻」と記載します。

参考 年末調整の「続柄」とは?記入ミスが多い理由と続柄の正しい書き方 – 経営ハッカー

スキャン保存を習慣に!手軽なモバイルスキャナが便利

書類を記入する手
hirobirockさんによる写真ACからの写真

他にもスキャンしておくと便利な書類はたくさんあります。
スキャンの何がいいって、いつでも手軽に確認できることと、提出して手元にない書類でも振り返ることができること。紙のコピーじゃないから保管場所も取りません。

ちなみにパソコンを立ち上げてスキャナを起動して…は大変なので、簡単操作でスキャンできるモバイルスキャナが便利でおすすめ。
我が家では「Scansnap」を愛用して、Evernoteに保存。スマホやPCからいつでもスキャンデータを見られるようにしています。

書類は提出前にスキャン。この習慣が、きっと将来的に役に立ちます!
さっそく我が家でも先日「祖父母の年齢いくつじゃ~!」問題が発生したので、ほんとスキャンしておいてよかったです。(笑)

皆さんも、ぜひ書類のスキャン、はじめてみませんか?

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